Korrespondenz Hinweis E-Rechnungen
Heute um 10:29
Hinweis E-Rechnung – wichtige Änderungen ab 01.01.2027
Sehr geehrte Damen und Herren,
die Digitalisierung des Rechnungsverkehrs schreitet weiter voran. Mit der Einführung der E-Rechnung ergeben sich für Unternehmen neue Anforderungen an den Rechnungseingang und -ausgang.
Wir möchten Sie daher frühzeitig über die nächsten wichtigen Änderungen informieren und Ihnen zeigen, worauf Sie bei der E-Rechnung achten sollten.
1. Was ändert sich ab dem 01.01.2027?
Ab dem 01.01.2027 wird die E-Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen(B2B) nochmals deutlich wichtiger.
Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 € gilt ab dem 01.01.2027 grundsätzlich die Verpflichtung, bei inländischen B2B-Umsätzen E-Rechnungen auszustellen.
Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 € besteht dagegen noch eine Übergangsregelung bis zum 31.12.2027.
Ab dem 01.01.2028 wird die E-Rechnung grundsätzlich für den inländischen B2B-Bereich verpflichtend, wobei gesetzliche Ausnahmen, beispielsweise für Kleinunternehmer und bestimmte Rechnungen, zu beachten sind.
Wichtig: Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen besteht bereits seit dem
01.01.2025. Unternehmen müssen daher bereits heute technisch in der Lage sein, ERechnungen
zu empfangen und zu verarbeiten.
2. Was ist überhaupt eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist mehr als eine Rechnung im PDF-Format.
Eine klassische PDF-Rechnung ist grundsätzlich keine E-Rechnung im Sinne der
gesetzlichen Regelungen, da die Rechnungsdaten nicht in einem strukturierten
elektronischen Format vorliegen.
Gängige Formate für E-Rechnungen sind beispielsweise:
• ZUGFeRD
• XRechnung
Diese Formate enthalten strukturierte Rechnungsdaten, die von entsprechender Software
automatisch ausgelesen und weiterverarbeitet werden können.
3. Wie kann ich eine E-Rechnung öffnen und anschauen?
Eine E-Rechnung kann je nach Format auf unterschiedliche Weise dargestellt werden.
Bei einer ZUGFeRD-Rechnung handelt es sich beispielsweise um eine PDF-Datei, die zusätzlich strukturierte Rechnungsdaten enthält. Die Rechnung kann daher in der Regel wie eine normale PDF-Datei geöffnet und angeschaut werden.
Bei einer XRechnung sieht es anders aus: Eine XRechnung besteht aus strukturierten XML Daten und ist nicht dafür gedacht, einfach wie ein PDF geöffnet zu werden.
Für die Darstellung und Prüfung solcher Rechnungen benötigt man daher eine
geeignete Software bzw. ein entsprechendes E-Rechnungsprogramm.
Wichtig ist außerdem: Das bloße Anzeigen der Rechnung ersetzt nicht die
ordnungsgemäße Aufbewahrung der strukturierten Rechnungsdaten. Die E-Rechnung sollte in ihrer ursprünglichen Form entsprechend den gesetzlichen Anforderungen aufbewahrt werden.
4. DATEV Unternehmen online als Lösung
Wenn Sie bereits mit DATEV Unternehmen online arbeiten, bietet sich die Nutzung dieser Lösung für den digitalen Rechnungseingang an.
E-Rechnungen können beispielsweise über entsprechende Übertragungswege in DATEV Unternehmen online übernommen, verarbeitet und anschließend GoBD-konform archiviert werden.
Zusammen mit DATEV Belege online können die Rechnungen digital weiterverarbeitet und an die Finanzbuchführung übergeben werden. Auch die strukturierten Rechnungsdaten können für die weitere Verarbeitung genutzt werden.
Wichtig: Unabhängig vom genutzten Programm müssen auch E-Rechnungen 10 Jahre laut GoBD gespeichert und digital aufbewahrt werden.
5. Was sollten Sie jetzt tun?
Wir empfehlen Ihnen, sich bereits jetzt mit dem Thema E-Rechnung auseinanderzusetzen
und insbesondere folgende Punkte zu prüfen:
• Können Sie E-Rechnungen bereits empfangen?
• Können Sie insbesondere ZUGFeRD- und XRechnungen öffnen bzw. visualisieren?
• Ist der digitale Rechnungseingang in Ihrem Unternehmen geregelt?
• Werden E-Rechnungen ordnungsgemäß gespeichert und archiviert?
Eine frühzeitige Umstellung bietet den Vorteil, dass die notwendigen technischen und organisatorischen Prozesse in Ruhe eingerichtet und getestet werden können.
Wir empfehlen daher, nicht bis zum jeweiligen gesetzlichen Stichtag zu warten,
sondern die Umstellung bereits jetzt vorzubereiten.
Mit freundlichen Grüßen
Marc Hofmann
Steuerberater